Secrétaire à l'Institut de formation en soins infirmiers et aides soignants (IFSI/IFAS) - H/F
L'établissement
Au Centre hospitalier de Mâcon, plus de 150 métiers œuvrent chaque jour au service des patients et patientes.
Au côté du personnel paramédical, plusieurs équipes supports participent au bon fonctionnement de l'établissement :
- Direction qualité et gestion des risques
- Direction des achats et de la logistiques
- Direction des ressources humaines
- Direction des systèmes d'information
- Direction du plan, des travaux et des services techniques
- Direction de l'activité, des finances et du contrôle de gestion
- Direction des affaires médicales
- Direction communication et transition écologique en santé
- Secrétariats médicaux
- Service biomédical
Le Centre hospitalier s’engage à accompagner tous ses collaborateurs dans leurs projets professionnels et leurs évolutions de carrière, à travers notre politique de formation et de mobilité interne. .
Nous rejoindre, c’est rejoindre un établissement à taille humaine, avec des équipes dynamiques qui placent les patients et patientes au cœur de leurs préoccupations et de leurs pratiques.
Le poste
DEFINITION DU POSTE
Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le
traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications
téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de
réunions...).
Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique
et financier de l’institut de formation en relation étroite avec la direction de l’institut de
formation.
Activités liées aux métiers :
- Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi,
contrôle, relance commandes)
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions
spécialisées
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Prise de rendez-vous / gestion des agendas
-Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages
électroniques
-Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
-Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine
(enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Profil recherché
Compétences requises :
Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
-Accueillir, renseigner et prendre en charge les différents publics : apprenants, intervenants
extérieurs, candidats aux sélections, apprenants d’autres structures dans le cadre de
demande de mutation
-Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et les messages électroniques
-Organiser les réunions et/ou les instances institutionnelles, élaborer les relevés de
décisions
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de
gestion documentaire
-Utiliser et respecter le plan de classement informatique défini pour le rangement des
documents reçus et générés
-Assurer l’archivage physique et dématérialisé selon les textes réglementaires en vigueur
et les règles définies par l’institut
-Gérer l’affichage, la publication sur le site internet de l’institut des informations à
destination des étudiants et des personnes externes à l’institut : suivi du site, offres
d’emploi, logements pour étudiants, date JPO, calendrier des sélections, …
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
-Gérer le planning de la directrice et de son adjointe : prises de RDV, demandes d’entretien
-Gérer la réservation des salles sollicitées par les demandes externes, pour les sessions
de formations continue
-Savoir gérer différents dossiers simultanément
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret
professionnel
-Rendre compte régulièrement à la directrice de l’avancée des dossiers et des difficultés
rencontrées
-Informer des situations d’étudiants, dont il est dépositaire, les formateurs et/ou la
coordinatrice pédagogique et/ou la directrice
-Transmettre les informations utiles aux professionnels de l’institut afin d’assurer la
continuité des activités
Organiser et classer des données, des informations, des documents de
diverses natures
-Pointer, vérifier et classer les documents nécessaires à la saisie des informations
pédagogiques et administratives des élèves/étudiants
-Traiter, saisir et enregistrer les données administratives et pédagogiques sur le logiciel
métier, de la sélection à la diplomation
-Transmettre les devis, les factures et les conventions visés par la directrice au service
financier
-S’impliquer dans la démarche qualité et dans la certification de l’institut de formation :
établissement et actualisation de procédures, protocoles, instruction, …
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son
domaine de compétence
-Traiter, saisir et mettre en forme des données, des tableaux et des informations diverses :
rapport d’activité, compte-rendu d’instance, enquête, convention, paiement des
intervenants extérieurs, paiement des indemnités de stage et remboursement des frais de
transport des étudiants, déclaration accident du travail des apprenants, …
-Collecter les données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d’activités et de
l’ICOGI (Instance Compétente pour les Orientations Générales des instituts de formation)
-Tenir à jour des données, des fichiers relatifs au domaine d’activité
-Trier, traiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri,
traitement, diffusion, archivage)
-Traiter les opérations de recette et de régie : enregistrer et remettre les chèques à la
trésorerie principale ou au service financier du CH
S’exprimer en face -à- face auprès d’une ou plusieurs personnes
-Communiquer avec l’ensemble des professionnels de l’institut dans un esprit de
collaboration, coopération et construction positive
-Communiquer les informations utiles aux élèves/étudiants lors de temps individuel ou
collectif
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
-Collaborer avec les autres instituts de la Région selon les dossiers (sélection Parcoursup)
et partager les pratiques administratives
-Collaborer avec les professionnels des établissements qui sont lieux de stage ou
employeurs des élèves/étudiants de l’IFSI/IFAS
Utiliser les outils bureautique / Technologie d’Information et de Communication
(TIC)
-Enregistrer des données dans le cadre des consignes et procédures définies, le plus
souvent à l’aide d’outils informatiques :
o Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, mailing et base
de données
o Maîtrise du logiciel BL (Berger-Levrault)
HORAIRES :
-Alternativement, une semaine sur 2 du lundi au jeudi :
- 7h45/12h20-13h/15h55
- 8h50/12h20-13h/17h
-Le vendredi : 8h/12h20-13h/16h10
-Dernière semaine de juillet et 2 premières semaines d’août : 8h/12h20-13h/16h10
-Pause déjeuner de 40 mn
-37h30 par semaine pour un temps plein (sur la base de 35 heures par semaine, soit 15
RTT/an)
-Fermeture de l’institut durant les vacances de Noël (2 semaines)
-Pas de télétravail
Impératifs :
- Présence lors des rentrées scolaires (dernière semaine d’aout et première semaine
de septembre ; première semaine de janvier) ;
- Coordonner ses périodes de congé au sein de l’équipe administrative pour assurer
une continuité
EXPERIENCE :
- Expérience dans le domaine de la bureautique, de l’organisation et de la gestion
administrative
-Posséder des notions en comptabilité
Compétences recherchées
Éléments nécessaires pour postuler
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Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile